在MS Outlook中组织电子邮件的最佳方法是什么?[关闭]

在我的主收件箱中,我有3个子文件夹:do、done、defer和3个宏,用于将所选文件夹移动到相关文件夹中。(alt-1将所选邮件移动到“完成”,然后选择下一封邮件)。每天我都会快速地将收件箱过滤到三个文件夹中。我可以在20分钟左右处理几百封邮件。

做,我今天要处理的事情。 完成了,一些我不关心/已经阅读和理解的事情,我今天不想再提及这些。 推迟,我会做点什么,但今天不行。

在处理结束时,我希望我的收件箱是空的。

一天结束时,所有邮件都会延迟(我不想把东西放在里面) 一夜之间完成)。

在一天开始的时候,所有延迟中的项目都是使用上面的规则过滤的,我不想让事情延迟超过一天或两天。如果这些东西挂得太久,我会把它添加到我的日记中,以便以后处理。

一天结束时,所有已完成的邮件都将根据月份/年份复制到存档文件夹中。完成只是一个停车场的东西要存档。

我使用一个工具索引我的档案,我实际上使用x1,但谷歌桌面是一个很好的选择。

我过滤掉了我想在Outlook笔记中引用的任何重要事实。

我过滤掉所有我想重新调整成全神贯注的任务( http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/ )我找到了最好的GTD。

我从来没有用我的收件箱作为一个待办事项列表或一个机制来记录我以后想要回忆的微妙的事实。我知道很多人都这么做,但我觉得这只是一个糟糕的方式。

(交叉张贴到LJ)。

编辑。

哦,根据上面的一个帖子,我也会过滤任何没有直接发给我的邮件,通过邮件发送到的邮件列表。我对每个邮件列表给予不同程度的关注。对于每个邮件列表,我都遵循上面的机制,但有些邮件列表我会看一眼,有些邮件列表我会详细处理。

重新编辑

在评论中,我被要求为我上面提到的宏提供源代码。我不建议这被看作是一个很好的vba的例子,我非常确定它是从Interweb中获得的,并根据我的目的进行了调整。它已经可靠地工作了多年。

Sub MoveToDone()
    On Error Resume Next

    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objInbox.Folders("Done")

    'Assume this is a mail folder

    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        'Require that this procedure be called only when a message is selected
        MsgBox "No msgs selected", vbOKOnly + vbExclamation, "NO_MSG_SELECTED"
        Exit Sub
    End If

    For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
        If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
            If objItem.Class = olMail Then
                objItem.Move objFolder
            End If
        End If
    Next


    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing

End Sub

根据您收到的邮件数量,我有两种策略可以一起使用:

1) 正如上面大多数人建议的那样,使用收件箱作为待办事项列表,并保持其整洁。有一个文件夹用于存档邮件,并使用所有搜索工具进行搜索!

2) 如果你收到了大量的邮件,那么使用一个过滤器将你只收到的邮件移动到另一个文件夹。然后每天只检查文件夹n次(我使用n=3、早上、午餐和家庭时间)

你会惊奇地发现它节省了你多少时间,尤其是当你发现自己被吸引去阅读收件箱里的邮件,试图保持收件箱的整洁。

这样可以阻止非紧急邮件干扰您的流程,而且速度更快,因为您现在可以阅读“收件人”列表中的人员转换的整个线程。

高温高压

任何自动生成的电子邮件都会自动筛选到自己的文件夹中。每个项目都有单独的文件夹,人力资源部和一般公司垃圾的文件夹更多。基本上,收件箱应该只包含需要回复的内容,一旦回复了邮件,就移动到一个文件夹中。

我把需要注意的东西放在收件箱里,然后把所有完成的东西都放到我保存的文件夹里。

我从周一开始使用分类法,我认为它们是更多人需要注意的事情。

我有一些规则可以检测主题中的项目名称,并在收件箱设置为“按类别分组”的情况下自动分配到正确的类别。

最后,我使用谷歌桌面搜索-更快,更容易,虽然不喜欢我移动我的邮件到我保存的文件夹。

安装 LookOut 把所有东西都放在收件箱里,然后搜索。

好吧,也许吧 一些 组织,但了望是相当好的,搜索越好,你必须做的人工组织就越少,这是一件好事,我的意思是。

我使用文件夹!!!!我们通常会得到具有唯一编号的任务!!所以文件夹是以任务编号命名的!!

已完成任务的文件夹移至存档!!简单而又强大!我发现它很有用,并且在过去的3年多时间里一直遵循它

我只有两个文件夹:我的收件箱和一个名为“存档”的子文件夹。我的收件箱是我的待办事项列表。如果有任何消息需要进一步关注,或者有一些需要完成的操作,或者我正在等待某个问题的答案,它将保留在收件箱中。如果处理好了,我就把它移到档案室。

因此,如果它在收件箱中,它会提醒我每次查看电子邮件时仍然需要做的事情。

使用Vista在Outlook中进行搜索索引使得搜索电子邮件和使用Google邮件一样有趣,因此您可以使用与之相同的策略。为什么要删除电子邮件?

此外,我关闭了自动存档,并将所有电子邮件保存在本地。

我使用与本gtd文章相同的原则- link text

基本上,我保持收件箱的整洁,并将所有内容移动到本文中提到的文件夹中。现在搜索已经足够好了,你不需要无休止的子文件夹。

似乎每个人都建议文件夹;我建议分类。

我每年存档一个活动的PST和一个PST,每封邮件都分配一个或多个类别。将文件夹视图调整为按类别分组。

主要的优点是,您可以为一封邮件分配多个类别。

所有仍然需要关注的东西都在没有分类的收件箱中。

哦,是的,还有规则!如前所述,自动化电子邮件的规则,以及已知发件人的规则,将传入邮件归档到一个特殊的收件箱文件夹中。

文件夹!又好又简单。

多年来,我发现这些邮件对于帮助客户或项目组织单独的电子邮件非常有价值。即使涉及多个方面,我最多也只需要在2个文件夹中查找我想要的内容。

编辑:与tloach所说的类似,我本质上使用收件箱作为我仍然需要查看的待办事项列表。

每个项目1个文件夹。
1个个人邮件文件夹。
1个支持文件夹。

大多数其他东西的收件箱。

我通常设置规则自动将邮件定向到正确的文件夹中。

文件和文件夹,自动过滤和一个小的收件箱(即 Inbox Zero )这些都是很好的做法,但归根结底,所有的事情都是当你需要电子邮件的时候能够找到它们,而且目前只有一个答案可以回答Outlook。

安装 Xobni .

我用 Windows Desktop Search .

我有一个巨大的离线PST,在那里我移动所有东西,我可以通过搜索轻松找到任何东西。

• 使用文件夹-每个主题一个,如项目X、市场营销、个人、待办事项等。
• 我还使用xobni快速查找来自特定发件人的电子邮件。
• 两个“特殊”文件夹:发送给我的电子邮件的“收件箱”和发送给我的电子邮件的“收件箱抄送”。新邮件到达其中一个文件夹,然后我决定将它们存储在哪里。

梅林·曼恩花了大量的时间研究这个问题 Inbox Zero . 有一个很棒的视频 presentation at Google 值得一看。

我是一个极端的分类者,有一段有趣的时间来重新组织我老板的电子邮件模式——她每天收到500封电子邮件。垃圾邮件之后。并且要求她所有的邮件都保存在Outlook中(也就是说,将2001年的邮件传输到存档文件中是不可能的)。这仍然是一个有机过程,但她最有效和最容易接受的是:

1)使用文件夹分隔功能区。例如:一个公司或工作文件夹,其中包含合同(每个活动合同都有一个子文件夹)、业务发展(建议/领导)和个人发展(教育和会议材料、收据等)。公司文件夹之外是一个与工作无关的电子邮件的个人文件夹。

我唯一的经验法则是使用文件夹,但不要对子文件夹发疯。把你的M&M和你的士力架和牛奶分开是一回事,把M&M的颜色分开是另一回事。

2)类别糟糕。它们不是标签或标签。它们是不足的。也就是说,除了Outlook2003中的标志外,没有其他什么可以帮助您突出显示/着色电子邮件。我制定了一条规则,对公司内其他员工发送的任何电子邮件进行分类,这样他们就不会被忽视。

一旦完成:规则,规则,规则。我没有找到限制。我有各种各样的高度精炼的垃圾邮件过滤器,首先是新闻过滤器,它将所有的列表、新闻稿和征求建议书公告移动到一个新闻文件夹中,并将它们标记为已读(未读消息表示优先权,需要注意;新闻是可选的-它是拖延,不起作用)。然后,每个合同都有一个规则来过滤从客户域到相应合同文件夹的任何电子邮件。

当然我会说读 Inbox Zero (具体地说) this one ) Email Zen 在继续之前,先接受对你来说最重要的一点。

我只是把它保存在我的收件箱里,让它自动存档。这样我就可以对收件箱进行排序和搜索,以查找任何内容。谷歌桌面搜索也有帮助。

我认识一些人,他们挑剔地将电子邮件重新分配到一个庞大的文件夹层次结构中。他们找不到超过两天的东西!”可能我把它放在项目X下;不,可能在Oracle问题下;不,…”